Jak założyć sklep internetowy - kwestie formalne

Marzec 09, 2017

Planując założenie sklepu internetowego nie możemy zapomnieć o formalnościach. Jako początkowi przedsiębiorcy musimy podjąć wiele ważnych decyzji, wypełnić odpowiednie formularze, zgłoszenia, a także dotrzymać urzędowych terminów i innych obowiązków. Szczególnie na starcie możemy poczuć się tym przytłoczeni, przez co łatwo się pogubić i o czymś zapomnieć. Postanowiliśmy wyjść temu problemowi naprzeciw i przygotować praktyczny poradnik dla osób, które dopiero planują rozpocząć swoją przygodę z e-commerce: jak założyć sklep internetowy. W artykule poruszymy kwestie m.in. wyboru formy prawnej działalności, rejestracji firmy, podatku dochodowego, ZUSu, VATu, kasy fiskalnej, czy GIODO.

Formy prawne prowadzenia sklepu internetowego

Pierwszy krok przy założeniu sklepu internetowego to wybór formy prawnej prowadzenia działalności gospodarczej. Może on działać we wszystkich dostępnych formach z wyjątkiem spółki partnerskiej. Do dyspozycji mamy więc:

  • jednoosobową działalność gospodarczą,
  • spółkę z ograniczoną odpowiedzialnością,
  • spółkę jawną,
  • spółkę cywilną,
  • spółkę komandytową,
  • spółkę komandytowo-akcyjną,
  • spółkę akcyjną
Wybór formy prowadzenia działalności jest bardzo ważny i wpływa na inne obowiązki przedsiębiorcy. Informacje na temat poszczególnych form i ich charakterystykę znajdziesz tutaj.

Rejestracja firmy

Jest to następny krok w drodze do założenia sklepu. Jeżeli zdecydujemy się prowadzić sklep internetowy jako jednoosobową działalność gospodarczą należy ją zarejestrować w CEIDG. Można to zrobić przez Internet (wymagany jest kwalifikowany podpis elektroniczny lub podpis profilem zaufanym – pełna instrukcja dostępna tutaj), przez telefon lub odwiedzając najbliższy urząd gminy/miasta. Spółkę cywilną rejestruje się także w CEIDG, natomiast w przypadku pozostałych rodzajów, firmę należy zarejestrować w KRS.

Zarejestrowanie firmy nie jest równoznaczne z możliwością sprzedaży. Pamiętajmy, że najpóźniej w dniu poprzedzającym rozpoczęcie sprzedaży towarów lub usług (tych, które są objęte opodatkowaniem VAT) trzeba złożyć formularz VAT-R do urzędu skarbowego właściwego dla miejsca prowadzenia działalności gospodarczej. Formularz VAT-R służy do do rejestracji przedsiębiorcy jako czynnego lub zwolnionego podatnika podatku od towarów i usług. W formularzu VAT-R mamy także możliwość określenia formy zapłaty zaliczki na podatek dochodowy oraz rozliczenia podatku VAT (do wyboru mamy opcje miesięczną lub kwartalną).

Jak określić odpowiednie PKD dla sklepu internetowego?

Zacznijmy od wyjaśnienia czym jest PKD. Jest to skrót od nazwy „Polska Klasyfikacja Działalności”. Służy on do usystematyzowania zbioru różnego rodzaju działalności społeczno-gospodarczej. Każdy przedsiębiorca rozpoczynający działalność jest zobligowany do oznaczenia swojej działalności właśnie w postaci PKD. Wpisuje się go do formularza CEiDG. Co istotne – nie obowiązuje żaden limit ilości podawanych numerów PKD. Pełna lista kodów PKD dostępna jest tutaj.

Podstawowym PKD dla sklepu internetowego jest 47.91.Z – sprzedaż detaliczna prowadzona przez domy sprzedaży wysyłkowej lub Internet.

Jaką formę opodatkowania wybrać dla sklepu internetowego?

Jeżeli zdecydowaliśmy się na prowadzenie sklepu internetowego jako osoba fizyczna lub spółka osobowa przysługuje nam prawo do wyboru następujących form opodatkowania:

  • ryczałt od przychodów ewidencjonowanych (3% w przypadku działalności usługowej w zakresie handlu)
  • zasady ogólne (skala podatkowa 18 i 32%)
  • podatek liniowy (19%)

Więcej informacji na temat form opodatkowania znajdziesz tutaj.

Ryczałt może być bardzo opłacalny, ponieważ podatek jest niski, a formalności ograniczone do minimum. Korzystając z ryczałtu, nie mamy jednak możliwości rozliczania kosztów. Trzeba także pamiętać, że wybierając tę formę opodatkowania, nie można uzyskiwać przychodów np. z reklamy (lista czynności wykluczających z możliwości skorzystania z ryczałtu dostępna jest tutaj). Nawet pojedyncze uzyskanie przychodu wykluczającego ryczałt oznacza natychmiastowe przejście na zasady ogólne i prowadzenie KPiR.

Jeśli nie przysługuje nam prawo do rozliczania się z podatku dochodowego na zasadach ryczałtu, opłacalne mogą okazać się zasady ogólne (gdy przedsiębiorca nie przewiduje przekroczenia pierwszego progu skali – 85 528 zł dochodu). W przypadku opodatkowania według skali, podatnik ma możliwość skorzystania z wielu ulg, które są wykluczone dla podatnika podatku liniowego (np. ulga prorodzinna czy wspólne rozliczenie z małżonkiem).

Jeśli zdecydujemy się na prowadzenie sklepu internetowego w formie spółki z o. o., akcyjnej lub komandytowo-akcyjnej przedsiębiorstwo musi zostać podatnikiem podatku CIT.

Musimy pamiętać, że forma opodatkowania, którą wybierzemy przy rejestracji nie może być szybko zmieniona. Najczęściej (choć zależy to od formy) można to zrobić na początku roku kalendarzowego, informując o tym swojego Naczelnika Urzędu Skarbowego.

VAT w sklepie internetowym

Z VAT, czy bez VAT? Jest to bardzo często zadawane pytanie przy zakładaniu sklepu internetowego. Czasami, nie mamy możliwości wyboru, ponieważ w przypadku niektórych produktów prawo zobowiązuje przedsiębiorców do zarejestrowania się jako czynny podatnik VAT (np. kiedy sprzedajemy towary objęte akcyzą, czy wyroby z metali szlachetnych). Więcej informacji o rejestracji jako podatnik VAT znajdziecie tutaj. Zwolnienie opłaca się w przypadkach kiedy:

  • nasza oferta skierowana jest do osób prywatnych, które nie mogą odliczyć VAT-u od zakupów lub podmiotów zwolnionych z VAT
  • koszty naszej działalności są niskie lub zerowe
  • przedmiotem sprzedaży są produkty własnej produkcji – jeśli ich produkcja jednocześnie nie nie wymaga zakupu drogich materiałów (np. rękodzieło)

Jednak w przypadku kiedy wiemy, że nasz sklep będzie generował wysokie koszty, towary kupujemy od zewnętrznych dostawców, będziemy inwestować w rozwój sklepu, czy planujemy sprzedawać towar innym firmom warto zarejestrować się jako czynny podatnik VAT.

Czy sklep internetowy potrzebuje kasy fiskalnej?

To zależy! Istnieje kilka kryteriów, które pozwalają uzyskać zwolnienie z obowiązku rejestrowania sprzedaży na kasie fiskalnej. Po pierwsze trzeba prowadzić sprzedaż wysyłkową, a zapłata za towar musi nastąpić poprzez przelew bankowy, płatność online, za pośrednictwem poczty lub spółdzielczej kasy oszczędnościowo-kredytowej. Ponadto zapłata musi być odpowiednio opisana, jasno musi wynikać kto jej dokonał oraz za jaki towar została wykonana (wystarczy numer zamówienia). Co ważne, trzeba pamiętać, że zwolnienie nie dotyczy sklepów, które oferują odbiór osobisty i płatność gotówką. Mimo spełnienia tych warunków istnieje jednak pewna grupa produktów, których sprzedaż obliguje nas do rejestracji jej na kasie fiskalnej, są to m.in. wyroby z metali szlachetnych, czy towary objęte akcyzą. Pełny spis dostępny jest w ustawie o VAT.

Występuje także inna podstawa pozwalająca na zwolnienie z obowiązku rejestrowania sprzedaży na kasie fiskalnej. Obroty ze sprzedaży towarów na rzecz osób fizycznych nieprowadzących działalności gospodarczej oraz rolników ryczałtowych w poprzednim roku podatkowym nie mogą przekroczyć 20 000 zł. W przypadku przekroczenia limitu obrotów mamy dwa miesiące na zainstalowanie kasy licząc od miesiąca, w którym przekroczyliśmy obrót.

Składki ZUS, a sklep internetowy

Kwestia płatności składek ZUS uzależniona jest od formy działalności jaką wybraliśmy. W przypadku jednoosobowej działalności gospodarczej, jednoosobowej spółki z o.o. lub spółki cywilnej, a także spółki jawnej i komandytowej jesteśmy zobowiązani dokonać zgłoszenia do ubezpieczenia w ZUS. Suma składek wynosi w 2017 roku 1172,56 zł (wraz z dobrowolnym ubezpieczeniem chorobowym w wysokości 62,67 zł oraz składką na fundusz pracy w wysokości 62,67 zł). Preferencyjne stawki ZUS dla osób rozpoczynających działalność gospodarczą wynoszą w 2017 roku 487,90 zł (wraz z dobrowolnym ubezpieczeniem chorobowym w wysokości 14,70 zł). Można z nich skorzystać przez pierwsze 24 miesiące prowadzenia działalności. Składki przedsiębiorca powinien rozliczać w deklaracji rozliczeniowej: ZUS DRA, więcej szczegółów na ten temat tutaj.

Prowadzenie sklepu internetowego w formie wieloosobowej spółki z o.o., spółki komandytowo-akcyjnej, czy akcyjnej nie stanowi tytułu do żadnych ubezpieczeń w ZUS. Spółki te, same w sobie nie podlegają ubezpieczeniom społecznym i ubezpieczeniu zdrowotnemu. Są one natomiast płatnikami składek, w przypadku zatrudniania pracowników.

Czy w sklepie internetowym wymagane jest konto firmowe?

W przepisach nie znajdziemy obowiązku posiada przez przedsiębiorcę konta firmowego. Płatności za sprzedany towar mogą być dokonywane na konto osobiste, ważne jednak, żeby nie było to konto ze współwłasnością, np. małżonka. Odrębne konto firmowe w sklepie internetowym przydaje się ze względów organizacyjnych. Rekomendujemy jego założenie, aby utrzymać porządek w finansach naszej firmy. Więcej informacji o rachunkach bankowych dla prowadzących działalność gospodarczą znajdziesz tutaj.

GIODO

Każdy sklep internetowy zbiera i przetwarza dane osobowe, co oznacza, że konieczna jest rejestracja zbioru danych klientów e-sklepu w bazie GIODO (Generalny Inspektor Ochrony Danych Osobowych). Można tego dokonać w systemie e-GIODO, gdzie należy wypełnić elektroniczny wniosek. Ważne jest, aby przed wysłaniem wniosku online opatrzyć go podpisem elektronicznym (możliwe jest również wysłanie wniosku bez podpisu elektronicznego, jednak wtedy należy go wydrukować i podpisać, a następnie wysłać pocztą lub złożyć w siedzibie GIODO).

Potrzebujesz porady?

Skontaktuj się z nami, chętnie Ci doradzimy!

Sklep na Magento – wady i zalety cz. 3Sklep na WooCommerce – wady i zalety cz. 3
O nas
Razem z Tobą stworzymy skuteczny e-commerce
i przekażemy Ci kompleksową wiedzę z zakresu
e-biznesu. Oferujemy swoją pomoc zarówno firmom, które dopiero planują swoje działania w Internecie, jak i tym, które potrzebują świeżego spojrzenia na swój biznes lub doraźnej pomocy w konkretnych sprawach.
Jesteśmy dla Was również na FB
Ostatnie posty

Masz pytania?

Z chęcią odpowiemy na każdą wątpliwość.

+48-664-743-100
Zadzwoń